Upphandlingsregler

Upphandlingens fem principer

Gäller för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader:

Principen om icke-diskriminering
Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera en leverantör främst på grund av nationalitet eller genom att ge ett lokalt företag företräde.
Principen om likabehandling
Alla leverantörer ska behandlas lika eller ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle.
Principen om ömsesidigt erkännande
Intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/ESS-länder.
Proportionalitetsprincipen
Kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med, och stå i rimlig proportion till, det som upphandlas.
Principen om transparens
Skyldighet för den upphandlande myndigheten att skapa öppenhet. Anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar.

Upphandlingsformer enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)

Tröskelvärde

Tröskelvärdet är det totala värdet av upphandlingen under avtalsperioden, inklusive förlängningsklausuler. För varor och tjänster ligger beloppet på cirka 2 miljoner svenska kronor och för byggentreprenader på cirka 52 miljoner svenska kronor (båda siffrorna är för 2018-2019). Vid upphandlingar över tröskelvärdet ska leverantörer i Europa ges möjlighet att lämna anbud.

Upphandling över tröskelvärdet

Öppen upphandling/Öppet förfarande

Öppen för alla leverantörer att lämna anbud på. Upphandlingen annonseras ut och inga förhandlingar får förekomma.

Selektiv upphandling/Selektivt förfarande

Upphandlingen sker i två steg.

Annonsering med inbjudan att delta. I annonseringen ska specifika krav på leverantörerna anges. Ansökningar kommer in från alla som vill delta.
Ett antal leverantörer väljs ut bland dem som uppfyller kraven och till dessa skickas sedan förfrågningsunderlaget ut. Inga andra än de inbjudna leverantörerna får lämna anbud och inga förhandlingar får förekomma.

Förhandlad upphandling/Förhandlat förfarande

Detta är en typ av selektiv upphandling, som ovan, men där man kan ta upp förhandling med en eller flera leverantörer. Efter kvalificeringen inbjuds leverantörerna att lämna anbud eller till förhandling.

Upphandling under tröskelvärdet

Förenklad upphandling/Förenklat förfarande

Öppen för alla leverantörer att lämna anbud på. Offentliggörande ska ske i en elektronisk databas och/eller i rikstäckande media. Förhandling får ske med en eller flera anbudsgivare.

Urvalsupphandling/Urvalsförfarande

Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud varefter vissa av de sökande inbjuds till anbudsgivning. Denna upphandlingsform ska annonseras i en elektronisk databas och ansökningsperioden får inte vara kortare än tio dagar från det att inbjudan publicerades. Upphandlingsformen motsvarar selektiv upphandling men för lägre belopp.

Direktupphandling

Denna typ av upphandling får användas om upphandlingsvärdet är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Det ställs inga krav på formaliserat anbudsförfarande. Aktuell beloppsgräns 2018-2019 för direktupphandlingar i Filipstads kommun är för varor och tjänster 5 prisbasbelopp, dvs 586 000 kr.

Ramavtal - när köp görs ofta

På områden där kommunen gör inköp ofta, till exempel kontorsvaror och livsmedel, skrivs ramavtal. Leverantör och kommun kommer genom offentlig upphandling fram till vilka avtalsvillkor som gäller under avtalsperioden (vanligtvis 3-4 år). De fasta avtalsvillkoren kan handla om modeller för prissättning, leveranstider, rutiner vid garanti och reklamation, beställningsmöjligheter, utveckling av elektronisk handel, tillhandahållande av statistik osv. De fasta avtalsvillkoren gäller för alla beställningar som Filipstads kommun gör.